در ورد یک قابلیت مفید است که به صورت دوره‌ای فایل‌های شما را ذخیره می‌کند و از از دست رفتن اطلاعات در صورت قطع برق یا مشکلات دیگر جلوگیری می‌کند. این قابلیت به طور پیش‌فرض فعال است اگر فایل‌های خود را در One Drive یا SharePoint ذخیره کنید، اما می‌توانید آن را برای فایل‌های محلی نیز فعال کنید

مزایای ذخیره سازی خودکار:

1. جلوگیری از اتلاف اطلاعات:

مهم ترین مزیت آن این است که اگر در حین کار با فایل ورد، سیستم شما به هر دلیلی خاموش شود یا مشکلی پیش بیاید، آخرین تغییرات شما ذخیره شده و از بین نمی‌روند.

1. کاهش نگرانی:

با فعال بودن ذخیره‌سازی خودکار، می‌توانید با خیال راحت‌تری به کار خود ادامه دهید و نگران از دست رفتن اطلاعات نباشید.

• بازیابی آسان:

اگر به اشتباه فایلی را ذخیره نکرده‌اید، می‌توانید از نسخه‌های ذخیره شده خودکار برای بازیابی اطلاعات استفاده کنید.

نحوه فعال‌سازی ذخیره‌سازی خودکار در ورد:

1. باز کردن تنظیمات ورد:

به مسیر File > Options > Save بروید.

• فعال‌سازی ذخیره‌سازی خودکار:
  • اگر فایل شما در One Drive یا SharePoint ذخیره شده است، تیک گزینه “Save to Computer by default” را بردارید و گزینه “Auto Save One Drive and SharePoint files by default on Word” را فعال کنید. 
  • اگر فایل شما در کامپیوتر محلی ذخیره شده است، تیک گزینه “Save Auto Recover information every” را بزنید و بازه زمانی مورد نظر خود را برای ذخیره‌سازی خودکار (مثلاً هر 10 دقیقه) وارد کنید. 
• انتخاب محل ذخیره‌سازی: در بخش “Auto Recover file location” می‌توانید محل پیش‌فرض ذخیره‌سازی فایل‌های خودکار را تغییر دهید.
• تایید تنظیمات: بر روی دکمه OK کلیک کنید. 
• فایل‌های محلی:

برای فعال‌سازی ذخیره‌سازی خودکار برای فایل‌های محلی، باید گزینه “Save Auto Recover information every” را فعال کنید و یک بازه زمانی برای ذخیره‌سازی انتخاب کنید. 

• فضای ابری:

اگر از One Drive یا SharePoint استفاده می‌کنید، ذخیره‌سازی خودکار به طور پیش‌فرض فعال است و به شما این امکان را می‌دهد که به راحتی فایل‌های خود را با دیگران به اشتراک بگذارید. 

• بازیابی اطلاعات:

اگر فایلی را به اشتباه ذخیره نکرده‌اید، می‌توانید به مسیر “Auto Recover file location” بروید و از فایل‌های خودکار برای بازیابی اطلاعات استفاده کنید. 

برای فعال کردن رمز عبور روی فایل‌های ورد، ابتدا فایل مورد نظر را در نرم‌افزار ورد باز کنید. سپس به تب “File” رفته و از منوی سمت چپ، گزینه “Info” را انتخاب کنید. در بخش “Protect Document“، بر روی “Encrypt with Password” کلیک کرده و رمز عبور مورد نظر خود را وارد کنید. در نهایت، فایل را ذخیره کنید. به این ترتیب، هر بار که بخواهید فایل را باز کنید، باید رمز عبور را وارد کنید.

مراحل دقیق‌تر:

1. 1. باز کردن فایل ورد:

فایل وردی که می‌خواهید رمزگذاری کنید را باز کنید.

• 2. رفتن به قسمت اطلاعات:

در بالای صفحه، روی تب “File” کلیک کنید و سپس از منوی سمت چپ، “Info” را انتخاب کنید.

• 3. محافظت از سند:

در بخش “Protect Document”، بر روی “Encrypt with Password” کلیک کنید. 

• 4. وارد کردن رمز عبور:

در پنجره “Encrypt Document”، رمز عبور مورد نظر خود را وارد کنید و روی “OK” کلیک کنید.

• 5. تأیید رمز عبور:

رمز عبور را مجدداً وارد کنید و روی “OK” کلیک کنید.

• 6. ذخیره فایل:

فایل را ذخیره کنید تا رمزگذاری اعمال شود.